Irodavezető

 Feladatok

A teljes back office tevékenység ellátása, az irodánk zavartalan operatív működésének biztosítása.

Irodamenedzsment:

  • Kapcsolattartás szerződéses szolgáltató partnereinkkel és a hatóságokkal (könyvelés, bérbeadó, vállalatirányítási rendszer, biztosító, IT rendszergazda, telekom szolgáltató, jogász, NAV, önkormányzatok, vámhivatal stb.) szóban és írásban
  • Fenntartja és fejleszti a pontos, rendszeres és kiszámítható irodai jelenlét rendszerét. Hozzájárul az együttműködésen alapuló csapatmunkához és erősíti a csapaton belüli összetartást, kapcsolatokat.
  • Fenntartja és fejleszti a papíralapú és online nyilvántartásokat, és meghatározza azokat az eljárásokat, melyek ezek megőrzésére, védelmére, visszakereshetőségére, küldésére és eltávolítására vonatkoznak.
  • Átlátható és könnyen kereshető közös file rendszert fejleszt a szervezet részére.
  • Kezeli a számítógépes rendszerrel, e-mailekkel és hálózatokkal kapcsolatos feladatokat és gondoskodik a problémák elhárításáról.
  • Gondoskodik az irodai és szervezeti eszközök és berendezések karbantartásáról és jó állapotban tartásáról. Gondoskodik az irodai helyek kihasználtságáról, a munkaeszközök és munkatársak elhelyezéséről, az iroda karbantartásáról.

Pénzügyi és HR feladatok

  • Szorosan együttműködik a könyvelő-, bérszámfejtő irodával és a könyvvizsgálóval
  • Elkészíti a havi és a negyedéves forgalmi és nyereségkimutatásokat az éves üzleti tervvel összevetve.
  • Felel a bejövő számlák könyveléséért, iktatásáért, digitális nyilvántartásáért, jogszabályoknak megfelelő archiválásáért és a számláék határidőben történő fizetéséért. Kezeli a házipénztárat.
  • Felel a jelenléti ívek és távollétek menedzseléséért és az adatok nyilvántartásáért, s a humánpolitikai nyilvántartások, szabályzatok kezeléséért és aktualizálásáért
  • Kezeli a szervezeti eszközök és készletek nyilvántartását, a szükségletek alapján megrendeli és/vagy megvásárolja a szükséges eszközöket, szem előtt tartva a költséghatékonysági és minőségi elvárásokat.
  • Gondoskodik az irodai és szervezeti eszközök és berendezések karbantartásáról és jó állapotban tartásáról. Gondoskodik az irodai helyek kihasználtságáról, a munkaeszközök és munkatársak elhelyezéséről, az iroda karbantartásáról.

Irodavezetés

    • Támogatja az Ügyvezetőt időpontok egyeztetésében, naptár és időpontok kezelésében, utazások megszervezésében, valamint a kapcsolattartásban.
    • Figyeli az Ügyvezető és területi képviselők költéseit, ellenőrzi a havi gépjármű elszámolásokat
    • Ellenőrzi és könyveli a számlákat, követi és naprakészen tartja a banki és házipénztári számlák könyvelését, a költségek és számlák pontos adminisztrációjával és határidőre történő feldolgozásával.
    • Koordinálja a heti értékesítési megbeszélést és elkészíti azok jegyzőkönyvét
    • Segíti és önállóan végzi, a szervezeti eljárások és folyamatok fejlesztését.

Elvárások:

  • Felsőfokú végzettség
  • Adminisztrációs területen vagy hasonló munkakörben legalább 3-5 éves tapasztalat
  • Magabiztosan kezeled az Excel, a Word, a PowerPoint alkalmazásokat és a Microsoft Office elemeit (Outlook, Sharepoint, Feladatok, Naptár stb.) és gyakorlottan kezelsz nagyméretű adatbázisokat
  • Kiváló angol vagy német nyelvtudás írásban és szóban egyaránt
  • Jó szervező vagy és hatékonyan tudod beosztani a munkaidődet
  • Rugalmas vagy, ugyanakkor terhelhető
  • Magas szintű diszkréció és mérlegelési képesség jellemez
  • Képes vagy önállóan és csapatban dolgozni, segítőkészen állsz kollégáidhoz

Előny:

  • Hasonló munkakörben szerzett tapasztalat és elért eredmény
  • ERP rendszerek működtetésében szerzett tapasztalat
  • Webshop üzemeltetési tapasztalatok
  • Gyorsan gépelsz, ismered és rutinosan alkalmazod különféle dokumentum típusok elkészítésének elveit, szabályai

    Juttatások

    • Felelősségteljes, változatos feladatok, hosszú távú, biztonságos munkalehetőség
    • Családias munkahelyi hangulat, modern munkakörnyezet és a rugalmas munkaidőbeosztás támogatása, heti  home-office nap lehetőséggel.
    • A munkakör fontosságának és felelősségének megfelelő kiemelt jövedelemcsomag
    • (versenyképes alapfizetés, cafetería, bónuszok, céges laptop, telefon)
    • Szakmai képzések

     

    Munkavégzés helye

    • 1044 Budapest, Íves út 10.

    Jelentkezés

    A fényképes, jövedelemigénnyel ellátott szakmai önéletrajzodat és rövid motivációs leveledet a human@k-deco.hu címre küldd. Kérjük vedd figyelembe a pozíció betöltéséhez szükséges munkatapasztalatra és készségekre, képességekre vonatkozó elvárásainkat, mivel ezek hiányában jelentkezésedet nem tudjuk értékelni.